Qui participe ?

Le comité organisateur est un bon point de départ pour effectuer la rétroaction. Mais, comme ils sont souvent dans le feu de l’action, ils ont un angle aigu. Tandis que les invités ont un tout autre point de vue sur le déroulement de la soirée. Si vous êtes en mesure d’en inclure quelques-uns, vous serez regagnant. 

Ayez aussi quelqu’un d’attitré pour prendre des notes. Dans l’organisation de votre futur événement, vous pourrez vous y référer.

3 volets à évaluer 

Voici des questions à vous poser dans votre réunion qui pourra orienter vos réflexions de la meilleure des façons. 

1. Organisation

       Est-ce que tous les détails étaient planifiés en amont? Qu’auriez-vous pu améliorer et qu’est-ce qui était bien fait? 

       a. Délai

       Est-ce que vous avez débuté vos préparations au bon moment ou vous avez besoin de plus de temps la prochaine fois ? 

       b. Gestion des participations et inscription

       De quelle façon avez-vous informé les invités? Était-ce la façon la plus facile de rejoindre la majorité? De quelle façon les gens étaient-ils invités à confirmer leur présence? Est-ce que c’était facile pour votre comité organisateur de recueillir les participants. Avez-vous échappé quelqu’un? Si oui, quel moyen auriez-vous pu mettre en place pour éviter cet oubli? 

       c. Communication avec les fournisseurs

       Est-ce que la communication avec vos fournisseurs était facile? Est-ce que vos fournisseurs étaient disponibles ? 

       d. Décor, Plan de salle, Matériel 

       Est-ce que vous aviez planifié tous les détails quant au plan de salle? Est-ce que le nombre de personnes par table était adapté à vos besoins? Aviez-vous prévu tout au niveau de la sonorisation, des présentations, des besoins électriques, décorations sur les tables, etc. 

       e. Échéancier

       Est-ce que tous les intervenants ont respecté les délais qui leur ont été donnés? 

       f. Budget

       Est-ce que le budget que vous vous étiez fixé était réaliste et a-t-il été respecté? Sinon, est-ce que les ajustements du budget étaient pour des choses incontournables ou pour satisfaire certains excès? 

2. Jour J
   
   a. Gestion du temps : Heure d’arrivées des organisateurs
   Êtes-vous arrivé au bon moment moment pour tout planifier et réparer tous les impondérables
   
   b. Gestion des imprévus
   Les fournisseurs avaient-ils des solutions rapides et efficaces pour vous venir en aide?
   
   
   

3. Retour externe

          a. Commentaires des invités

          Avez-vous recueilli des commentaires des invités ou de leurs accompagnateurs?  

          b. Commentaires des fournisseurs

          Est-ce que les fournisseurs ont été bien reçus? Quels sont les meilleurs conseils qu’ils peuvent vous donner pour vous améliorer? 

Avec plus de 30 ans d' organisation d’événement chez nous, nous avons eu l’occasion de parfaire nos réceptions et d’apporter notre expertise au succès des événements de chacun ! 

N’hésitez pas à communiquer avec nous pour votre prochain événement corporatif ! 

veronique@rawdongolfresort.com, 450 834-2320 poste 4